تحریری مواصلات کی مہارت: تعریفیں اور مثالیں

قریب قریب ہر کام میں کچھ حد تک تحریری مواصلات کی مہارت کی ضرورت ہوگی ، چاہے وہ ای میلز بھیج رہا ہو ، میمو لکھ رہا ہو یا مختصر اور رپورٹ فراہم کرے۔ واضح ، جامع اور ٹھوس انداز میں تحریری طور پر بات چیت کرنے کی صلاحیت اس بات کو یقینی بناتی ہے کہ آپ کے ساتھ کام کرنے والے ہر شخص کو یہ سمجھے کہ آپ کیا کہہ رہے ہیں۔ چونکہ مواصلات کی تحریری مہارتیں کاروبار میں بہت اہم ہوتی ہیں ، لہذا آپ کو بہتر بنانے میں وقت لگانا ضروری ہے۔


تحریری مواصلات کی مہارت: تعریفیں اور مثالیں

 تحریری مواصلات کی مہارت: تعریفیں اور مثالیں


تحریری طور پر بات چیت کرنے کی مہارتیں وہ ضروری ہیں جو آپ کو اپنی تحریری شکل میں حاصل کریں۔ جبکہ وہ زبانی مواصلات کی مہارت جیسی متعدد خصوصیات کا اشتراک کرتے ہیں ، اس میں کچھ اہم فرق موجود ہیں۔ جہاں زبانی رابطے معنی اور لہجے کو ظاہر کرنے کے لئے جسمانی زبان اور آواز کے لہجے کو استعمال کرتے ہیں ، تحریری مواصلت گرائمر ، اوقاف اور الفاظ کے انتخاب پر انحصار کرتی ہے۔ مواصلت کی تحریری صلاحیتوں کو تیار کرنے کے لئے مشق اور تفصیل پر ٹھیک توجہ کی ضرورت ہے۔

مزید پڑھیں: مواصلات کی صلاحیتوں کو بہتر بنانے کا طریقہ

مواصلات کی مہارت کی تحریری مثالوں

پیشہ ورانہ ترتیبات میں ، مواصلت کی عمدہ مہارت پانچ اہم عناصر پر مشتمل ہے۔ ذیل میں ان عناصر میں سے ہر ایک کی کچھ مثالیں ملاحظہ کریں:

وضاحت

وضاحت آپ کے قاری کو یہ سمجھنے میں مدد کرتی ہے کہ آپ کیا کہہ رہے ہیں یا کم سے کم یہ جاننے کے لئے کہ انہیں مزید وضاحت طلب کرنے کے لئے کیا سوالات درکار ہیں۔ وضاحت آسان زبان میں لکھنے اور ٹھوس ، مخصوص معلومات پر قائم رہنے سے حاصل ہوتی ہے۔

مذکورہ بالا مثال کے ساتھ ہی پیغام کے ہدف کو ملتا ہے ، پالیسی میں تبدیلی کے پیچھے کی نیت کو چھوتا ہے ، اور اگر قاری کو مزید وضاحت کی ضرورت ہو تو اس پر عمل کرنے کے لئے واضح اقدامات فراہم کرتے ہیں۔

اتفاق

جلدی اور موثر طریقے سے اپنی بات پر پہنچنا ضروری ہے۔ آپ کی بات کو واضح کرنے کے لئے صرف وہی تفصیلات شامل کریں:

مثال: "آپ نے ہمارے لئے تحریری مضامین کا جائزہ لینے کے بعد ، میں یہ نتیجہ اخذ کیا ہے کہ آپ ہماری ٹیم کے سب سے زیادہ ہنر مند مصنف ہیں۔"

اجمالی تحریر ، جیسا کہ مذکورہ بالا مثال میں ، غیر ضروری تفصیلات یا حد سے زیادہ پیچیدہ جملے کے ڈھانچے سے گریز کرتے ہوئے وضاحت کو برقرار رکھنے میں مدد ملتی ہے۔ یہ آپ کی تحریر پر مزید اعتماد کا بھی قرض دیتا ہے۔

سر

سر سے مراد آپ کی تحریر کی "آواز" ہے۔ کاروباری تحریر میں ، آپ کا لہجہ پیشہ ورانہ مہارت کا ایک ہونا چاہئے جس میں مختلف ڈگریوں سے رسمی اور دوستی ہوتی ہے۔

یہاں تک کہ منفی خبروں پر گفتگو کرتے ہوئے ، جیسے غلطیوں کی نشاندہی کرتے ہوئے ، ان الزامات یا زبان سے پرہیز کریں جو پڑھنے والے کو تنہا محسوس کرسکیں۔ آپ بھی مخصوص ہونا چاہتے ہیں۔ "یہ رپورٹ غلط ہے" کہنے کے بجائے اس کی شناخت کریں جو آپ مانگ رہے ہیں۔

فعال آواز

فعال آواز عام طور پر غیر فعال آواز کے مقابلے میں قارئین کے لئے زیادہ قابل رسائی اور آسان پر عمل پیرا ہے۔ فعال آواز جملے کو بہتر بہاؤ میں مدد دیتی ہے اور قاری کو آپ کی تحریر کو تیز رفتار سے آگے بڑھنے کی اجازت دیتی ہے۔ پیچیدہ ، غیر فعال آواز تحریر کی دوسری شکلوں میں اپنا مقام رکھتی ہے ، لیکن یہ پیشہ ورانہ مواصلات میں قاری کو کم کرتا ہے۔

گرائمر اور اوقاف

عین مطابق گرائمر اور اوقاف پر آپ کتنا دھیان دیتے ہیں اس کا انحصار اس بات پر ہوگا کہ تحریر کو کتنا باقاعدہ بننے کی ضرورت ہے۔ تاہم ، غیر رسمی تحریر میں بھی ، اس بات کو یقینی بنانے کے لئے کہ آپ کی بات پوری ہوجائے گی ، گرائمر اور اوقاف بہت اہم ہیں۔

مثال: "ابتدائی ہدایت نامہ اس منصوبے کے دائرہ کار اور فریم ورک کی نشاندہی کرتا ہے ، اسے اہم سنگ میلوں تک توڑ دیتا ہے ، اور ترقی سے باخبر رہنے اور نتائج کی پیمائش کرنے کے معیار فراہم کرتا ہے۔"

کوما ، مضامین ، تیاریوں ، فعل تناؤ اور دیگر بنیادی گرائمر کے صحیح استعمال کے بغیر مذکورہ بالا جملے کو سمجھنا مشکل ہوگا۔

متعلقہ: غیر متعلقہ مواصلات کی مہارت

یہاں کچھ نکات یہ ہیں کہ جب بھی آپ کچھ لکھ رہے ہو تو آپ کو دھیان میں رکھنا چاہئے ، چاہے یہ فوری ای میل ہو یا تفصیلی رپورٹ:

1. لکھنا شروع کرنے سے پہلے اپنے مقصد کو جان لو

ذہن میں واضح مقصد رکھنے سے آپ کی تحریر مرکوز اور واضح رہتی ہے۔ یہ مقصد ہوسکتا ہے کہ قاری کو کارروائی کی جائے ، اپنے ای میل کا جواب دیا جائے ، یا اہم معلومات کا پتہ چل سکے۔ آپ کا مقصد جو بھی ہو ، آپ پیغام کے آغاز میں جلد از جلد اس تک پہنچنا چاہتے ہیں۔ کلیدی نکتہ کی مدد کریں اور اس کو سمجھنے کے لئے درکار تفصیلات کی پیروی کریں۔ آپ کے پیغام کو اس طرح سے ترتیب دینے سے یہ نقطہ اس حد تک پہنچ جاتا ہے کہ یہاں تک پڑھنے والے قارئین بھی سمجھ سکتے ہیں۔

2. صرف جاننے کے لئے ضروری تفصیلات شامل کریں

اپنا پہلا مسودہ لکھنے کے بعد ، اس کو پڑھیں اور ہر ایک جملے کے درج ذیل تین سوالات پوچھیں:

کیا پیغام کا مقصد واضح اور ٹھوس ہے؟

اگر آپ کو کسی رپورٹ یا کسی پروجیکٹ کی تازہ کاری کی ضرورت ہے تو ، صرف مبہم طور پر یہ بتانے کے بجائے کہ یہ ضروری ہے کہ ایک مخصوص ڈیڈ لائن دیں۔ بتائیں کہ آپ کس خاص تفصیلات سے اس رپورٹ یا تازہ کاری میں شامل ہونے کی توقع کرتے ہیں۔ قارئین کو فوری طور پر سمجھنے کے قابل ہونا چاہئے کہ آپ ان سے کیا توقع کرتے ہیں اور جب آپ کے پیغام کو ڈیکوڈ کیے بغیر۔

کیا پیغام کے مقصد کو سمجھنے کے لئے یہ تفصیل ضروری ہے؟

اگر آپ ایک پورا جملہ ہٹا سکتے ہیں اور قاری ابھی بھی پتہ کرسکتا ہے کہ انہیں کیا کرنے کی ضرورت ہے تو ، اسے ختم کرنے پر غور کریں۔

کیا یہ آسانی سے اور براہ راست ممکن ہو سکے کے طور پر لکھا گیا ہے؟

ممکن ہو سکے غلط بیانی کی چھوٹی جگہ چھوڑتے ہوئے آپ نقطہ نظر کو حاصل کرنے کے لئے لکھ رہے ہیں۔ اگرچہ ایک مخصوص صنعت سے مخصوص اصطلاح یا اس سے بڑا لفظ آپ کے پیغام کے معنی سے زیادہ مخصوص ہوسکتا ہے ، اگر آپ کا قاری اس کے معنی کی اہمیت کو نہیں سمجھتا ہے اور آپ کرتے ہیں تو ، ایک آسان اور قابل رسائی لفظ انتخاب پر غور کریں۔

3. خاکہ کا استعمال کریں

رپورٹ جیسی طویل تحریروں کے لئے ، اپنے خیالات کو ترتیب دینے کے لئے خاکہ لکھنے میں وقت نکالیں اور معلومات کو ترتیب دینے کا بہترین طریقہ طے کریں۔ آؤٹ لائنز انمول وسائل ثابت ہوسکتے ہیں جیسے آپ لکھتے ہیں کیونکہ وہ اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ آپ ہر ضروری نقطہ کو منطقی ترتیب سے بناتے ہیں۔

4. اسے پیشہ ور رکھیں

یہاں تک کہ اگر آپ صرف اپنے قریبی ساتھی کارکنوں میں سے کسی کو فوری ای میل بھیج رہے ہیں تو ، لطیفے یا نجی شکایات سے پرہیز کریں۔ سب سے محفوظ انداز یہ ہے کہ فرض کریں کہ تمام تحریری مواصلات پورے دفتر کے ساتھ شیئر کیا جاسکتا ہے۔ بھیجنے کو مارنے سے پہلے ، اپنے آپ سے پوچھیں ، "کیا یہ ای میل ایسی چیز ہے جس کو پڑھنے میں آپ سب ٹھیک ہوجائیں گے؟"


5. اچھی طرح سے ترمیم کریں

ہر تین یا دو بار پڑھیں۔ بنیادی گرائمر اور ہجے کی پروف ریڈنگ کے علاوہ اس پر بھی توجہ دیں کہ یہ کیسا لگتا ہے۔ اپنی تحریر کی وضاحت اور کارکردگی کے بارے میں بنیادی سوالات پوچھیں ، جیسے:

• یہ کیسے بہتا ہے؟

• کیا اس کا کوئی مطلب ہے؟

کیا یہاں بہت ساری غیرضروری تفصیلات ہیں؟

• کیا مرکزی نکتہ کو سمجھنے کے لئے کوئی گمشدہ تفصیلات درکار ہیں؟ کیا آپ نے اسے سیدھے اور سیدھے لکھے ہیں؟

اس کے بعد ، جب آپ کسی اور کام پر کام کرتے ہو تو اس کا مسودہ محفوظ کرلیں اور اس سے چند منٹ کے لئے دور ہوجائیں۔ اس کے بعد اس کے پاس واپس آجائیں اور اس کے ذریعہ دوبارہ پڑھیں۔

اپنے کام کے معمول میں ترمیم پیدا کرنے کا ایک عمدہ طریقہ یہ ہے کہ آپ کو بھیجنے کے لئے درکار تمام ای میلز کے مسودے لکھیں۔ پھر ، ایک بار جب تمام مسودات مکمل ہوجائیں تو ، شروع میں واپس جائیں اور آخرکار بھیجنے سے پہلے ان میں سے ہر ایک مسودے میں ترمیم کریں۔

مزید پڑھیں: مواصلات کی عام رکاوٹیں (مثالوں کے ساتھ)

اپنی تحریری مواصلات کی مہارت کو کیسے ظاہر کریں

نوکری حاصل کرنے سے لے کر اپنی صلاحیت کی پوری صلاحیت تک ، تحریری مواصلات کی ہر مہارت ضروری ہے۔ یہاں کچھ مواقع موجود ہیں جہاں آپ ان صلاحیتوں کو ظاہر کریں گے۔

اپنے تجربے کی فہرست میں

آپ کا تجربہ کار آسانی سے کم ہونا چاہئے اور آپ کی سب سے بڑی کامیابیوں اور اپنی طاقت کو اجاگر کرنے پر بہت زیادہ توجہ مرکوز کرنا چاہئے۔ بلٹ پوائنٹس ، فہرستوں اور واضح سرخیاں پر انحصار کریں۔ آپ اسے بطور موقع اور واضح طور پر بات چیت کرنے کی اپنی صلاحیت کو ظاہر کرنے کے لئے استعمال کرنا چاہتے ہیں۔

آپ کے کور لیٹر میں

آپ کے تجربے کی فہرست کے برعکس ، آپ کا کور لیٹر زیادہ بھرپور تفصیل اور اچھی طرح سے تعمیر شدہ جملوں پر مشتمل ہونا چاہئے۔ یہ وہ جگہ ہے جہاں آپ واضح اور دل چسپ داستان میں تفصیلات باندھنے کی اپنی اہلیت ظاہر کرتے ہیں۔ اپنی کہانی کو واضح مقصد کے ساتھ بتائیں۔ کامیابیوں کی ایک بلٹ پوائنٹ کی فہرست کے بجائے ، اپنے ایک یا دو عظیم پر توجہ مرکوز کریں اور اپنے کارناموں کو ایسی کہانی میں بنوائیں جس سے معلوم ہوتا ہے کہ آپ کی انفرادی طاقت اور تجربے نے آپ کو ان نتائج کو حاصل کرنے میں کس طرح مدد کی ہے۔

آپ کی ملازمت کے انٹرویو میں

اگرچہ آپ کی ملازمت کا انٹرویو آپ کی زبانی رابطے کی مہارت کے بارے میں زیادہ ہوگا ، لیکن آپ پھر بھی اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ کے ردعمل واضح ، جامع اور ٹھوس ہوں۔ اس سے اس تاثر کو تقویت ملے گی کہ آپ جانتے ہو کہ مقصد اور کارکردگی کے ساتھ کس طرح بات چیت کرنا ہے۔

آپ کے شکریہ میں خط

انٹرویو کے بعد ، آپ کو اپنی تحریری مواصلات کی مہارت کو ظاہر کرنے کا ایک آخری موقع ہے۔ آپ کا شکریہ خط یا ای میل آپ کو پیشہ ورانہ مہارت اور دوستی کو متوازن کرنے کی اہلیت ظاہر کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ آپ کا شکریہ خط آپ کے لہجے میں مہارت اور تفصیل کے ساتھ آپ کی توجہ کا مظاہرہ کرسکتا ہے۔

آپ کی ای میلز میں

آج کی زیادہ تر ملازمتوں میں روزانہ کی بنیاد پر ای میل بھیجنے کی ضرورت ہوگی۔ یہ ضروری ہے کہ آپ کی تحریر آپ کی پیشہ ورانہ مہارت ، ساکھ اور دوستی کو پہنچائے۔ ایک اچھی طرح سے تحریری ای میل براہ راست ، مخصوص ہے اور قارئین کے لئے واضح اگلے اقدامات مہیا کرتی ہے کہ آیا اگلا مرحلہ آپ کے ای میل کا جواب دے رہا ہے ، ملاقات کا وقت طے کرنا ، کوئی کام مکمل کرنا یا انہیں بتانا ہے کہ وہ آپ سے سوالات پوچھ سکتے ہیں جو ان سے ہوسکتے ہیں۔

آپ کی پیش کشوں اور رپورٹس میں

پریزنٹیشنز اور رپورٹس وہ جگہیں ہیں جہاں آپ اور آپ کی ٹیم باقی کمپنی کو اس بارے میں آگاہ کرتی ہے کہ آپ کیا کام کر رہے ہیں ، آپ نے کیا حاصل کیا ہے اور آپ کے اہداف اور توقعات کیا آگے بڑھ رہی ہیں۔ اس کو اچھی طرح سے کرنے کا مطلب منظم ، آسانی سے پڑھنے والی رپورٹس کی فراہمی ہے جو ایسے لوگ بھی ہوسکتے ہیں جو آپ کے محکمہ سے واقف نہیں ہوسکتے ہیں۔ اپنے ہی محکمہ سے باہر سامعین کے لئے لکھتے وقت ، ان شرائط سے پرہیز کریں جو آپ کی اپنی ٹیم کے باہر بڑے پیمانے پر استعمال نہیں ہوتے ہیں۔ اگر آپ کو مخصوص اصطلاحات کو استعمال کرنے کی ضرورت ہے تو ، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ تعریفوں اور وضاحتوں کو شامل کرنے میں وقت نکالیں۔

Post a Comment

0 Comments